Wat zet je in een functieprofiel?

Waarom zou je een functieprofiel opstellen?

Het opstellen van een functieprofiel heeft een aantal voordelen:

• het is het moment om na te denken over de samenstelling van je personeel binnen een afdeling of het gehele bedrijf
• het helpt bepalen welke kandidaat je voor een functie zoekt
• wanneer je beschikt over functieprofielen, kun je sneller een vacature opstellen en de juiste kandidaat aantrekken
• je kunt verschillende functies beter met elkaar vergelijken en zorgdragen voor een eerlijke beloning voor iedere functie

De sleutel tot het opstellen van effectieve functieomschrijvingen is om de perfecte balans te vinden tussen voldoende details zodat kandidaten de functie en je bedrijf begrijpen, en het beknopt houden van je beschrijving

 

Wat zet je in een functieprofiel?

Een functieprofiel bestaat grofweg uit twee elementen: een functieomschrijving en een werknemersprofiel. Onderstaand leggen we uit wat het verschil is en waar deze uit bestaan.

 

Verschil functieprofiel en functieomschrijving

In de functieomschrijving neem je enkel het takenpakket en de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van je nieuwe medewerker op. Het functieprofiel is een uitgebreid document waarin verschillende randvoorwaarden voor de functie en de medewerker staan beschreven. Om het verschil tussen een functieprofiel en functieomschrijving duidelijk te maken is het handig om de definities van de twee termen naast elkaar te zetten.

 

Een functieprofiel is een definitie van hoe werk uitgevoerd dient te worden met de daarbij behorende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, eventueel in combinatie met het aanbod wat de organisatie daartegenover stelt.

 

Een functieomschrijving is een opsomming van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor een bepaalde functie.

Het belangrijkste verschil is dat functieprofiel is in feite net een stap uitgebreider dan een functieomschrijving. Waar de functieomschrijving de taken, verantwoordelijk en bevoegdheden alleen opsomt, gaat het functieprofiel verder. Een functieprofiel schept namelijk ook een beeld van wat de organisatie verwacht, en wat daar tegenover gesteld wordt.

Functieomschrijving

In de functieomschrijving zet je jouw:

• functienaam
• afdeling
• leidinggevende
• dagelijkse werkzaamheden
• verantwoordelijkheden
• beslissingsbevoegdheid
• doelstellingen
• salarisschaal
• overige arbeidsvoorwaarden

Werknemersprofiel

In het werknemersprofiel neem je de volgende zaken op:

• benodigde opleiding
• benodigde werkervaring
• persoonlijke vaardigheden en competenties

Tips voor een functieomschrijving

Bij het ontwikkelen van de functieomschrijving is het van belang om met meerdere punten rekening te houden. De volgende tips zullen helpen bij het maken van een goede functieomschrijving.

 

Tip 1: Kijk uit voor discriminatie. Let erop dat er niet bedoeld of onbedoeld sprake is van discriminatie in de functieomschrijving. Voorbeelden zijn termen in de functie omschrijving als ‘net afgestudeerd’ of ‘maximaal 30 jaar oud’. De Nederlandse wet verbiedt functie-eisen die geen verband hebben met de functie, zoals geslacht, seksuele geaardheid, ras en politieke gezindheid. Maar ook het stellen van een leeftijdseis is verboden. Diversiteit is overigens ontzettend belangrijk op de werkvloer, zorg daarom voor een sprankelende vacaturetekst

 

Tip 2: Biedt toekomstperspectief. Het is erg uitnodigend en verstandig om in het functieprofiel in te gaan op eventuele doorgroeimogelijkheden. Wees hier wel eerlijk in om teleurstellingen achteraf te voorkomen. 

 

 Tip 3: Diversiteit in de functie-eisen. Stel de juiste functie-eisen, bij te veel minimale eisen is het mogelijk dat de kandidaten snel op de functie zijn uitgekeken. Té strikt is natuurlijk ook niet verstandig, want dan is de kans groot dat er minder reacties komen. Stel niet te hoge, maar ook niet te lage eisen. Stel je je eisen te hoog, dan zal een aantal werkzoekenden die de functie prima kunnen vervullen, niet bij je solliciteren. Daarnaast loop je het risico dat een nieuwe medewerker de functie te weinig uitdagend vindt en maar kort bij je blijft werken. Iemand met veel kennis en ervaring zal een eenvoudige functie namelijk al snel saai vinden. Stel je je eisen te laag, dan krijg je (te) veel reacties. Het behandelen van deze reacties kost je veel tijd en geld. 

 

Neem de tijd. Het is uitermate verleidelijk om snel iemand aan te nemen voor een vacature, zonder veel tijd en geld te besteden aan een goede formulering van de functie-eisen. Maar hoe zorgvuldiger je je eisen in kaart brengt, hoe groter de kans dat je de juiste werknemer vindt. Vage of onvolledige beschrijvingen kunnen de oorzaak zijn van een voortijdig vertrek van je kersverse werknemer, omdat de baan bij nader inzien toch niet overeenkomt met wat iemand zocht.

 

 

Broninformatie: Nationale Vacaturebank / Indeed